會議工作復雜，環節多，稍有不慎就可能出現疏漏和錯誤。探索會議的工作流程，可以使復雜的會議工作變得簡潔、清晰、高效。

01會前計劃準備

會前準備是做好會務工作的基礎和前提。會議的整個過程和每一個環節都要精心策劃，對可能出現的問題提前做好計劃。

(一)制定計劃

會議計劃是組織會議的總體安排，主要包括會議的名稱、目的、時間、地點、參加人員、主要議程、會議任務和職責分工等。會議計劃應簡明、具體、明確，具有較強的可操作性，并須報有關領導審批。會議方案確定后，主辦部門召集各相關部門召開會議協調會，協調各部門按方案要求落實各自職責。

(B)明確的任務

在會議籌備階段，主要任務如下：

1.起草會議通知。會議通知的要素主要包括會議名稱、主要內容、報名時間和地點、參會單位、報名要求、聯系人姓名和電話等。會議通知要準確、清晰、簡潔，特別是時間、地點要明確，時間一般要注明年、月、日，不能使用“明天”、“后天”等易混淆的詞語：會議地點要精確到具體樓層和門牌號，如辦公樓六樓第三會議室。

2.發出會議通知。會議通知的方式有電話、短(微)消息、面對面、內網郵件等多種，根據情況可同時使用一種或多種。通知一定要注意：一是保密，機密會議不能發短信。二是要負責，一定要保證會議通知及時送達參會人員手中。當面通知的，要制作簽到登記表，每份通知都要簽名確認。用電子郵件發送，并附上保留的收據。通過短信發送的，要求接收方及時回復。

3.落實參與者。統計匯總會議請假清單，必要時核實請假情況。與會人員名單要認真核對，確保無出入，并打印紙質請假清單，及時向領導或會議主持人報告。

4.協調在場的領導。根據會議要求，通過當面匯報、電話、短信等多種方式邀請領導參加會議。重點提醒領導會議時間、地點、主要參加人員(部門)、議程。開會前1小時左右，以適當方式提醒領導開會時間。

5.預訂會議室。會議時間確定后，應立即聯系后勤、物業等會議室管理服務部門，預訂會議室，并請物業服務人員協助做好清潔、擺放桌椅等準備工作。如果有其他單位的人參加，要提前做好引導卡。

6.編寫會議說明。對全省業務工作會議、全行干部職工大會、年中工作會議等大型會議，要編制會議批示，批示的安排要準確、明確、周到、簡潔。主要包括：會議紀律要求、日程安排、作息時間、參會人員名單、分組名單、住宿或大巴安排、值班電話、會議人員名單及聯系方式、注意事項等。

7.制作會議憑據。根據會議需要，制作代表證、出(出)座證、通行證、工作證、車輛通行證等證件。證件的制作應結合會議主題，遵循美觀、經濟、適用的原則，并做到易于識別、便于管理、有利于安全。

8.場地布置。主要指裙房及附屬設施的布置。總的要求是規范、和諧、莊重、大方，與會議主題相一致。首先是合理布局主席臺。主席臺是會場的焦點和中心，體現了整個會議的風格和氛圍，是會場布置的重點。要綜合考慮會議性質、主席臺就座人數、領導進出方便、主席臺大小等因素。二是附屬設施的調試。主要是音響，燈光，投影設備。根據會議需要，安排合適的話筒放在合適的位置，提前逐個試聽，確保每個話筒都能正常使用。如果需要播放音樂，要提前試用，最好做好備份，確保萬無一失。檢查場館內的照明是否損壞。如果損壞，需要提前維修更換；提前準備好攝像頭和麥克風電源。有投影演示時，要提前預演，根據需要及時調整燈光。

9.制作并放置餐桌標牌。根據最終的參會人員名單，做出表簽；要認真核對觀眾表簽，防止遺漏、重復、錯別字。根據《文明禮儀手冊》等規范，合理安排參會人員座位。表簽擺放后，應及時制作場館座位圖，打印后擺放在場館內，便于參考。

10.組織和調度會議車輛。根據會議需要借用或租用車輛，并安排專人負責車輛調度，清點人數，防止遲到和遺漏。車輛較多時，應對車輛進行編號分組，便于調度。

11.安排新聞報道。對于需要新聞報道的會議，要提前與宣傳部或新聞單位聯系，在會場安排新聞宣傳員專用座位，協調銜接。

12.分發會議材料。會議材料要登記成單，分發時要一份一份登記，做到不漏一份，不漏一份。視情況可在會前通知參會單位(人員)提前派人領取，也可在會議簽到時一起發放，或提前放置在參會人員座位上。對于放在主席臺上的資料，從頭到尾核對順序和頁碼，擺放整齊，確保沒有錯誤。對于保密文件，要嚴格按照有關保密規定進行登記，及時收回或提醒傳閱，并按保密規定保存，防止泄密。

(3)實施分工

起草一份好的會議計劃。任務按計劃分解后，要協調分工，明確責任人，規定各項任務完成時限，抓好分工落實，會前全面自查，確保萬無一失。

02鐘服務

會議中的工作是指從會議報告開始到會議結束的工作。會議期間工作無小事。周到細致是做好會議期間服務工作的基本要求。會議中的服務工作復雜瑣碎，情況不斷變化。一定要注重細節，一絲不茍。

(一)組織會議報到

會議登記工作主要包括人員身份確認、登記、根據會議要求分發信息、提醒注意事項等。做到快速準確，熱情周到，耐心細致，井然有序。

(2)做好會議簽到工作

安排專人打印簽到表并放置會場，提醒參會人員簽到，并做好參會人員的清點登記工作，實時掌握參會人員的出勤情況，視情況及時召集參會人員參加會議。會議結束后，應統計和總結參加會議的人數，登記遲到和缺席人員名單。

(三)維護會場秩序

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會后工作是會議工作的重要組成部分，是保證會議質量、達到會議效果的重要環節。通過會后工作總結會議組織的經驗教訓，推動會議精神的貫徹落實，進一步優化會議工作機制，提升會議效果。

(1)退貨服務

協調組織與會人員的會后服務，必要時協助聯系交通或訂票，對個別因工作需要臨時住宿的人員，妥善安排食宿。

(二)材料的歸檔

會后應及時收集會議計劃、通知、簡報、講話材料、領導講話、聲像資料等相關材料，并按規定歸檔備查。同時，根據保密要求，對需要回收的會議資料進行清點登記，以便回收。根據需要發布會議簡報或信息，起草和分發會議紀要，印發領導講話。

(三)會后總結

每次會議結束后，我們都要進行及時、客觀、準確的總結。梳理和會議工作的成功經驗、存在的問題和不足。特別要注意收集整理與會人員對會議的意見和建議，為今后進一步改進會議工作提供參考。同時，要把會議決定事項的辦理情況納入督查督辦工作，確保會議精神及時落實。

做好會務工作，除了在程序上力求完美，還需要工作人員不斷提高自身素質。

首先是統籌意識。會議工作任務重、要求高、涉及面廣，要求會議工作人員牢固樹立大局意識，從全局高度統籌協調各部門、會議環節的銜接落實，謀劃好每一個細節，確保會議組織周到、高效、有序。

第二是靈活應變的能力。會議工作中有許多不可預測的因素，需要會議工作人員樹立應變意識，提高應變能力，沉著不亂，及時妥善處理各種臨時突發事件，確保會議成功。

第三是認真負責的品質。會議工作瑣碎繁重，涉及環節多，任何一個小失誤都可能造成很大影響。因此，會議工作人員必須具有高度的責任感，充分發揮自己的積極性和主動性，盡最大努力補好位，把握好每一個環節，做好每一個細節，才能使會議有序、順利地完成。