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會計分錄亦稱“記賬公式”。簡稱“分錄”。它根據復式記賬原理的要求，對每筆經濟業務列出相對應的雙方賬戶及其金額的一種記錄。在登記賬戶前，通過記賬憑證編制會計分錄，能夠清楚地反映經濟業務的歸類情況，有利于保證賬戶記錄的正確和便于事后檢查。每項會計分錄主要包括記賬符號，有關賬戶名稱、和金額。
報銷加油費要分如下情況處理：
1、如果是銷售部門的車輛加油：
借：銷售費用-油料費或小車費
貸：銀行存款或者應付賬款
銷售費用是指企業銷售商品和材料、提供勞務的過程中發生的各種費用，包括企業在銷售商品過程中發生的保險費、包裝費、展覽費和廣告費、商品維修費、預計產品質量保證損失、運輸費、裝卸費等以及為銷售本企業商品而專設的銷售機構(含銷售網點，售后服務網點等) 的職工薪酬、業務費、折舊費等經營費用。
2、如果是管理部門的車輛加油：
借：管理費用-油料費或小車費
貸：銀行存款或者應付賬款
管理費用是指企業行政管理部門為組織和管理生產經營活動而發生的各種費用。
3、如果是生產部門的車輛加油：
借：制造費用-油料費或汽油費
貸：銀行存款或者應付賬款
制造費用指企業為生產產品和提供勞務而發生的各項間接費用，包括企業生產部門(如生產車間) 發生的水電費、固定資產折舊、無形資產攤銷、管理人員的職工薪酬、勞動保護費、國家規定的有關環保費用、季節性和修理期間的停工損失等。
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