編制會計(jì)分錄是會計(jì)的日常工作。會計(jì)分錄編制正確與否，直接影響會計(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)情況，最終影響會計(jì)信息的質(zhì)量。在手工模式下，會計(jì)人員可以編制各種會計(jì)分錄，雖然有些不達(dá)標(biāo)，但可以根據(jù)會計(jì)分錄入帳，根據(jù)期末各賬戶余額編制報(bào)表。在電算化模式下，會計(jì)分錄怎么記就怎么做，機(jī)器不會像手工模式那樣有順序性，所以會計(jì)分錄的質(zhì)量很大程度上影響報(bào)表的編制，尤其是損益類科目會計(jì)分錄的編制。但會計(jì)分錄應(yīng)根據(jù)科目屬性進(jìn)行編制，以滿足編制報(bào)表的需要，符合會計(jì)制度和會計(jì)處理規(guī)范的規(guī)定。因此，在對一些重要業(yè)務(wù)進(jìn)行會計(jì)分錄時，首先要設(shè)置所涉及科目的屬性，然后根據(jù)業(yè)務(wù)編制會計(jì)分錄。這里以費(fèi)用和收入的業(yè)務(wù)處理為例，說明設(shè)置科目屬性對編制分錄和報(bào)表的影響。

電算化模式下會計(jì)分錄的編制方法大多與手工相同，但會計(jì)分錄的編制與手工模式有所不同，需要進(jìn)行修改以適應(yīng)電算化的需要。如人事部李將差旅費(fèi)返還800元，手工記賬。

借方：現(xiàn)金800

貸款：管理費(fèi)-差旅費(fèi)800。

手工模式下，期間的費(fèi)用賬戶一般是借的多欄賬，平時發(fā)生的業(yè)務(wù)都登記到借款人名下，只有在月末出現(xiàn)貸方發(fā)生額時，明細(xì)賬仍以紅字從借款人轉(zhuǎn)出。對于上述業(yè)務(wù)，人員會以紅色登記到“管理費(fèi)用-差旅費(fèi)”科目的借方(但分錄金額本身是藍(lán)色的)，會導(dǎo)致賬證不符，但不影響會計(jì)報(bào)表的編制。但如果仍采用會計(jì)電算化方法，則直接登記到“管理費(fèi)用-差旅費(fèi)”科目的貸方，影響從“管理費(fèi)用”科目提取報(bào)表，因?yàn)閳?bào)表要取。如果在手工賬和電算化賬并行期間，手工賬仍將該筆交易記入“管理費(fèi)用-差旅費(fèi)”的借方，內(nèi)部賬將該筆交易記入“管理費(fèi)用-差旅費(fèi)”的貸方，這將導(dǎo)致“管理費(fèi)用-差旅費(fèi)”手工賬的借方和貸方金額與內(nèi)部賬不一致。因此，在電算化下對這類業(yè)務(wù)的處理仍然像手工一樣，會嚴(yán)重影響會計(jì)報(bào)表的編制和電算化的效率。為了不影響報(bào)表的編制，適應(yīng)會計(jì)電算化處理的特點(diǎn)，會計(jì)人員應(yīng)改變這類業(yè)務(wù)的處理方法，使上述問題不會發(fā)生。下面的例子將介紹幾種常見的處理方法：

一、紅字借貸法：

借方：管理費(fèi)-差旅費(fèi)800(紅色)

貸項(xiàng)：現(xiàn)金800(紅色)

這種方法旨在對通常的費(fèi)用貸方金額使用借方紅字，與手工方法下使用紅字登記費(fèi)用貸方金額的方向一致。這種編制雖然滿足了報(bào)表中費(fèi)用提取的要求，但不能反映“現(xiàn)金”賬戶的真實(shí)業(yè)務(wù)情況，而且這種做法的前提是公司采用的憑證格式是常用的憑證格式。如果把公司的憑證分為收款、付款、轉(zhuǎn)賬三類，這項(xiàng)業(yè)務(wù)本身就是收款業(yè)務(wù)，但這張憑證上填的是付款業(yè)務(wù)，令人費(fèi)解。如果公司先做手工憑證，再按照電算化的要求輸入到機(jī)器中，手工編制還是按照正常的方式，按照上述第一種方法編制電算化憑證，會造成手工憑證與內(nèi)部憑證不一致。除此之外，實(shí)行電算化后，出納出于對貨幣資金的關(guān)注，仍然需要每天手工登記現(xiàn)金和銀行存款明細(xì)賬。是根據(jù)手工憑證用藍(lán)色登記借款人還是根據(jù)內(nèi)部憑證用紅色登記出借人？如果登記到藍(lán)色的借方，會導(dǎo)致現(xiàn)金手工賬和內(nèi)部賬不一致。如果用紅色登記到貸方，就意味著現(xiàn)金的減少，紅色就更難理解了。因此，在電算化模式下，這類憑證的編制方法仍存在一些不足。

第二，借方紅字法。

用紅色記下費(fèi)用，用藍(lán)色記下現(xiàn)金增加，以便處理。

借：管理費(fèi)用-差旅費(fèi)800。

借方：現(xiàn)金800

這種方式雖然不符合手工模式的借貸法原理，但是可以過賬。在計(jì)算機(jī)化模式下，為了方便客戶的應(yīng)用要求，有些會計(jì)分錄可以只設(shè)置為借方或貸方。只要分錄金額不為零，所有分錄加起來為零，就可以保存過賬，違反了《借貸法》只借不貸的規(guī)定，也違反了財(cái)政部《會計(jì)核算基本功能規(guī)范》〔1994〕27號文件第十五條第四款的規(guī)定。即違反了憑證錄入過程中的如下提示功能：“如果正在錄入的憑證有借方科目無貸方科目，或者有貸方科目無借方科目，則應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行”。

這種做法雖然解決了會計(jì)報(bào)表對費(fèi)用的提取和現(xiàn)金的登記管理的要求，但在很大程度上不符合會計(jì)處理規(guī)范，因此這種做法也存在一些不足。

第三，過渡科目法。

上述兩種處理方法在一定程度上滿足了會計(jì)報(bào)表編制的要求，但會計(jì)處理方法存在缺陷和不規(guī)范之處。為適應(yīng)會計(jì)報(bào)表編制的需要，符合會計(jì)處理規(guī)范的要求，采用以下方法進(jìn)行處理。過渡科目可以隨意設(shè)置，但必須月底結(jié)算，具體對待。

借方：現(xiàn)金800。

貸：過渡賬戶800

借款：管理費(fèi)用-差旅費(fèi)800。

貸方：過渡賬戶800(紅色)

雖然這個流程可以滿足報(bào)表的編制和賬務(wù)處理規(guī)范的要求，但是如果每個月都有很多這樣的業(yè)務(wù)，那么每筆業(yè)務(wù)都需要做兩遍，非常麻煩。

以上三種處理方式雖然解決了報(bào)表編制的問題，但是也帶來了一些其他的問題。第一種方法不能反映“現(xiàn)金”賬戶業(yè)務(wù)的真實(shí)情況。雖然余額一致，但內(nèi)部賬戶并不能以貸款金額反映其收支情況。第二種方法不符合借貸法原則；第三種方法需要參考過渡科目，無形中增加了工作量。平時要處理的很慎重，月底要檢查過渡科目是否平衡。如果所有損益科目都出現(xiàn)這種情況，那就麻煩了。

以上三種方法是費(fèi)用賬戶特殊業(yè)務(wù)的處理方式。這里以收益賬戶為例進(jìn)行說明。比如有一筆銷售退貨業(yè)務(wù)，貨款10000元，稅金1700元，符合會計(jì)處理標(biāo)準(zhǔn)。

借：馬收入

一般來說，會計(jì)報(bào)表從收入中提取借方金額。如果計(jì)算機(jī)化錄入仍然這樣做，會給報(bào)告的檢索帶來困難。為了便于電算化報(bào)表的檢索，如果會計(jì)分錄采用上述三種方法，在編制報(bào)表時沒有問題，但也會引起其他問題。如果采用第一種方法，借方金額會出現(xiàn)在“銀行存款”中，從而導(dǎo)致第一個例子中的“現(xiàn)金”業(yè)務(wù)處理問題。無論采用上述哪種方法，都會出現(xiàn)“主營業(yè)務(wù)收入-產(chǎn)品A”和“應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅-銷項(xiàng)稅額”的貸方發(fā)生額，違反了《企業(yè)會計(jì)制度（2001）》銷售退回業(yè)務(wù)的會計(jì)處理規(guī)定，規(guī)范的會計(jì)處理應(yīng)該是上述處理。

從上面兩個例子可以看出，報(bào)表中為了得到費(fèi)用和收入賬戶的數(shù)據(jù)，把平時發(fā)生的業(yè)務(wù)都記錄在一方，淹沒了一些業(yè)務(wù)的真實(shí)情況。純粹是為了編制報(bào)告，不能準(zhǔn)確記錄原始數(shù)據(jù)。如果按照會計(jì)制度，銷售回款時會計(jì)處理應(yīng)借記收入和稅金，那么可以根據(jù)月末或年末的借方發(fā)生額或累計(jì)借方發(fā)生額取得銷售回款，直接取得原始數(shù)據(jù)。出于電算化報(bào)表編制的目的，有些業(yè)務(wù)不規(guī)范，費(fèi)用業(yè)務(wù)全部借記，收入業(yè)務(wù)全部貸記，導(dǎo)致本月費(fèi)用的發(fā)生和減少，本月銷售的實(shí)現(xiàn)和回籠都混在一邊。如果要統(tǒng)計(jì)銷售回款和費(fèi)用的減少，只需要查閱機(jī)內(nèi)憑證或者打印憑證就可以了。如果按年算的話，就沒意思了。以上處理方法要么是在會計(jì)處理準(zhǔn)則中，要么是在會計(jì)報(bào)表的編制中。這里有一個新的方法可以解決這個問題，就是通過設(shè)置費(fèi)用或收益科目的性質(zhì)來控制會計(jì)分錄的編制，以滿足會計(jì)報(bào)表的編制。

目前有些賬戶提供了賬戶的欄目功能，設(shè)置欄目的科目只能是明細(xì)科目。欄目的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)是：欄目不記錄余額，只記錄金額，結(jié)轉(zhuǎn)時可以直接從上級結(jié)轉(zhuǎn)，對于需要結(jié)轉(zhuǎn)的科目非常方便；通常，當(dāng)一項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)生時，它必須從明細(xì)賬戶開始，明細(xì)賬戶可以借記或貸記，但不能從總賬開始。只有月末結(jié)轉(zhuǎn)可以和總賬反方向走。

以下科目可以設(shè)置為列：明細(xì)科目不需要計(jì)算余額，只需要計(jì)算發(fā)生額(包括本月發(fā)生額和本年累計(jì)發(fā)生額)；(2)下級科目設(shè)置為列的科目可以直接從總賬結(jié)轉(zhuǎn)，所以那些需要每月平衡的科目可以設(shè)置為列，比如損益科目。只有這樣，會計(jì)分錄才能按規(guī)范處理，才能反映業(yè)務(wù)的真實(shí)情況。

一般情況下，會計(jì)科目的性質(zhì)是普通科目，即如果該科目下有明細(xì)科目，平時必須將業(yè)務(wù)核算到最明細(xì)，否則無法保存憑證，月末需要結(jié)賬的科目必須從各明細(xì)科目結(jié)轉(zhuǎn)，每個明細(xì)科目必須結(jié)賬。管理費(fèi)用來說管理費(fèi)下面有很多明細(xì)賬戶，每個明細(xì)賬戶在月末結(jié)轉(zhuǎn)的時候一定要平衡。例如，在月末結(jié)轉(zhuǎn)時，必須做如下操作：

借方：本年利潤

貸款：間接費(fèi)用-工資

-娛樂費(fèi)用

-差旅費(fèi)

-辦公費(fèi)用

因?yàn)楣芾碣M(fèi)用、營業(yè)費(fèi)用、主營業(yè)務(wù)收入等科目下有很多明細(xì)科目，即使設(shè)置成每月自動結(jié)轉(zhuǎn)，打印起來也會很麻煩，而且每筆分錄的憑證也很多。如果將管理費(fèi)下的明細(xì)科目設(shè)置為借方欄，就可以解決所有的問題，比如上面差旅費(fèi)返還的電算化會計(jì)分錄，可以手工使用。

借方：現(xiàn)金800

貸款：管理費(fèi)-差旅費(fèi)800。

結(jié)轉(zhuǎn)時

同一個月末結(jié)轉(zhuǎn)，可以直接從借方總賬轉(zhuǎn)出借貸余額。

如果將損益科目的明細(xì)科目設(shè)置為列性質(zhì)，就可以解決上述分錄編制的問題。會計(jì)報(bào)表檢索不必局限于一方，即借方或貸方。根據(jù)賬戶的屬性可以得到明細(xì)賬戶的借方或貸方余額，根據(jù)賬戶的借方發(fā)生額可以直接得到需要的數(shù)據(jù)。如“主營業(yè)務(wù)收入-某產(chǎn)品”的借方金額反映銷售退款金額，貸方金額是本月實(shí)現(xiàn)的銷售金額。由于月末結(jié)轉(zhuǎn)時借貸余額是從借方總賬轉(zhuǎn)出的，所以所有明細(xì)科目只用來登記借方或貸方發(fā)生額，不記錄結(jié)轉(zhuǎn)額和余額，所以可以根據(jù)需要直接調(diào)取各個明細(xì)科目的借方或貸方，這對于編制報(bào)表非常方便。在實(shí)際應(yīng)用中，可以根據(jù)管理需要，將損益科目或多欄式科目設(shè)置為一欄，如營業(yè)費(fèi)用或應(yīng)付福利費(fèi)等，可以解決上述編制報(bào)表的分錄處理問題。需要注意的是，當(dāng)賬戶設(shè)置為欄目時，通常發(fā)生的業(yè)務(wù)必須以最詳細(xì)的方式進(jìn)行核算，因?yàn)樵摍谀勘仨毰c明細(xì)賬同時登記在總賬中，但業(yè)務(wù)發(fā)生在總賬中時不會登記明細(xì)賬。所以月底才會從總賬結(jié)轉(zhuǎn)，否則會造成總賬和明細(xì)賬的不平衡。因此，需要在平時審計(jì)時注意設(shè)置為列科目的會計(jì)分錄是否處理正確，月末結(jié)轉(zhuǎn)前檢查明細(xì)金額與總賬金額是否一致。只有總賬和明細(xì)欄金額一致，才能正確取到報(bào)表。用戶可以根據(jù)提供的功能和要求進(jìn)行設(shè)置。如果有這樣的功能，我建議用欄目來滿足會計(jì)分錄和報(bào)表的編制。公司長期使用該功能，取得了良好的效果。