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在我們日常的經濟業務過程中，或多或少會產生壞賬，壞賬涉及個人，包括內部員工和外部人員。他們很多人年齡都不短了，既有業務原因，也有個人原因。要定期及時清理這一塊，分類識別，核實借款原因、時間、金額等信息，督促其償還，減少對財政資金的占用。有些是由于客觀原因收不回來的，如政策、行政命令安排的資金損失，債務人破產、失蹤、死亡等。并可按程序提交核查；有些是主觀原因造成的，比如會計核算，收債不及時等。我們采用會計調整和催款扣款的方法進行處理。
很多會計抱著新官不理舊賬的態度，或者不想得罪人，嫌麻煩。他們不讓個人長期占用公款，對壞賬的基本情況一無所知。這確實不合適，但他們還是需要一點職業素養和責任感。接手后，他們要理清來龍去脈。
有的會計有時看到個人欠的金額不大，可能幾十到幾百，就擅自把賬核銷了。這是正確的做法。國有資產不能隨意核銷，必須按程序操作。一般按財政部門規定的審批權限報主管部門或同級財政部門處置。審批后才能核銷，不能隨意行動。具體可以學習財政部門制定的行政事業單位國有資產處置管理辦法，或者咨詢相關部門。
對于單位員工的欠款，可以根據年齡、金額、借款原因等進行口頭和當面告知。對不及時報銷或長期欠錢的，要督促其報銷或償還債務。不還的，經單位集體研究，從工資中扣除。除特殊原因外，員工死亡或失蹤確實無法恢復的，可按流程審批后報財務部門核實。
如下圖，海南省某單位干部欠款3000元，已經去世，確實無法收回。請向同級財政部門提供核銷申請報告和處置申請表，經批準后核銷。
會計技術造成的賬戶損失，可自行對賬，并附說明，為人員理解提供依據。
在核實的基礎上，因調動、零星工程服務預借等原因對外來人員進行口頭和當面通知，并及時歸還欠款。
單位應當在每年年末對預付款項進行全面檢查。有確鑿證據表明預付款項已不符合預付款項的性質，或者因供應商破產、撤銷等原因可能無法收到已采購的商品和服務的，應當先轉入其他應收款，再按規定處理。預付款項賬面余額轉入其他應收款時，借：其他應收款借：預付款項。
會計處理
財務部門審批核銷后，單位需要進行賬務處理，但行政單位和事業單位的賬務處理不同。大家要注意，行政單位不使用應收賬款，不計提壞賬準備。壞賬批準后，采用直接核銷法。
行政單位
行政單位應當于每年年度終了對其他應收款進行全面檢查。超過規定期限并確認無法收回的其他應收款，按照有關規定經批準后予以核銷。已核銷的其他應收款應記入備查簿。
1.批準的驗證
財務會計
借：資產處置費
貸款：其他應收款
預算會計不處理它
2.已核銷的其他應收款在以后期間收回的，應當確定收回金額。
的
事業單位應當于每年年度終了，對收回后不需要上繳國庫的應收賬款和其他應收款進行全面檢查，計提壞賬準備，確認壞賬損失。可采用應收賬款余額百分比法、賬齡法、個別認定法計提，計提方法和比例由單位會計政策規定(根據稅法規定，壞賬準備計提比例不得超過應收賬款年末余額的5)。一經確定，不得隨意更改。
新制度要求對單位收回后無需上繳國庫的應收賬款和其他應收款計提壞賬準備。新舊制度轉換時，單位根據2018年12月31日的應收賬款及其他不需上繳財務的應收款余額，計算應計提的壞賬準備金額，從：累計盈余中借入：壞賬準備。
1.年末壞賬準備
財務會計
其他費用借：
貸款：壞賬準備
(如果是抵消，做相反的分錄)
預算會計不處理它
2.賬齡超過規定期限并確認無法收回的應收賬款和其他應收款，應當按照有關規定進行報告，經批準后，按照無法收回的金額。
財務會計
借：壞賬準備
貸款：應收賬款/其他應收款
預算會計不處理它
3 .已核銷并在以后期間收回的應收賬款和其他應收款，不需要上繳國庫的，以實際收回的金額為準。
財務會計
借：應收賬款/其他應收款
貸款：壞賬準備
同時借：銀行存款。
貸款：應收賬款/其他應收款
預算會計
借：資金平衡一個貨幣資金。
貸款：非財政撥款余額等。
需要上繳國庫的，記入應付賬款。